Il problema non è il dispositivo. È ricordarsi dove si trova
Molti laboratori forniscono un dispositivo sostitutivo quando il prodotto del cliente deve rimanere in assistenza per alcuni giorni. È un servizio utile e, per alcune categorie di clienti, quasi indispensabile.
Il problema arriva quando i dispositivi in prestito diventano diversi. A quel punto un foglio, una nota sul computer o una conversazione su WhatsApp possono non essere più sufficienti per rispondere rapidamente a una domanda semplice: a chi è stato consegnato quel dispositivo?
Cosa conviene registrare
Una gestione ordinata dovrebbe permettere di associare almeno il dispositivo al cliente e, quando possibile, alla relativa riparazione. Sono utili anche la data di consegna, la restituzione prevista, l'effettiva restituzione e un riferimento che identifichi senza ambiguità il dispositivo.
Non si tratta di creare burocrazia. Al contrario, l'obiettivo è evitare che il personale debba ricostruire a memoria informazioni che possono essere registrate una sola volta.
Lo storico fa la differenza
La situazione diventa ancora più interessante quando il laboratorio utilizza più volte lo stesso muletto.
Sapere che un dispositivo è stato dato a un determinato cliente in una certa data, poi restituito e successivamente assegnato a un'altra persona, crea uno storico utile. In caso di contestazioni o semplicemente per capire cosa è disponibile in quel momento, la risposta è nel gestionale e non nella memoria di chi era presente quel giorno.
Il collegamento con la riparazione
Il prestito non dovrebbe vivere in un sistema completamente separato. Se il dispositivo sostitutivo è stato consegnato perché il prodotto originale è in assistenza, le due informazioni appartengono allo stesso contesto.
Collegare cliente, riparazione e muletto permette di avere una visione più completa della situazione.
La gestione dei muletti in MyRepair
MyRepair consente di gestire i dispositivi dati in prestito, mantenendo le informazioni relative al cliente, al dispositivo, alle date e allo storico.
È una funzione apparentemente semplice, ma rappresenta bene un principio importante della gestione digitale: togliere dalla testa delle persone informazioni che il software può conservare in modo ordinato